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Title VI Procedures

Title VI Complaint Procedures

These procedures provide guidance for all complaints filed under Title VI of the Civil Rights Act of 1964, as they relate to any program or activity that is administered by Fellowship Square Mesa including consultants, contractors and vendors. Intimidation or retaliation as a result of a complaint is prohibited by law. In addition to these procedures, complainants reserve the right to file a formal complaint with other State or Federal agencies or to seek private counsel for complaints alleging discrimination. Every effort will be made to resolve complaints at the lowest possible level.

  1. Any person who believes he and/or she has been discriminated against on the basis of race, color, or national origin may file a Title VI complaint by completing and submitting the agency’s Title VI Complaint Form.
  2. Formal complaints must be filed within 180 calendar days of the last date of the alleged act of discrimination or the date when the alleged discrimination became known to the complainant(s), or where there has been a continuing course of conduct, the date on which the conduct was discontinued or the latest instance of the conduct. 
  3. Complaints must be in writing and signed by the complainant(s) and must include the complainant(s) name, address and phone number. The Title VI contact person will assist the complainant with documenting the issues if necessary.
  4. Allegations received by fax or e-mail will be acknowledged and processed, once the identity of the complainant(s) and the intent to proceed with the complaint have been established. For this, the complainant is required to mail a signed, original copy of the fax or email transmittal for the complaint to be processed.
  5. Allegations received by telephone will be reduced to writing and provided to the complainant for confirmation or revision before processing. A complaint form will be forwarded to the complainant for him/her to complete, sign and return for processing.
  6. Once submitted AGENCY will review the complaint form to determine jurisdiction. All complaints will receive an acknowledgement letter informing her/him whether the complaint will be investigated by the AGENCY or submitted to the State or Federal authority for guidance.
  7. AGENCY will notify the Title VI Coordinator of all Title VI complaints within 72 hours via telephone at: 602-262-7242; email to: [email protected]
  8. AGENCY has 60 days to investigate the complaint. If more information is needed to resolve the case, the Authority may contact the complainant. The complainant has 60 business days from the date of the letter to send requested information to the investigator assigned to the case. If the investigator is not contacted by the complainant or does not receive the additional information within 30 business days, the Authority can administratively close the case. A case can be administratively closed also if the complainant no longer wishes to pursue their case.
  9. After the investigator reviews the complaint, she/he will issue one of two letters to the complainant: a closure letter or a Letter of Finding (LOF). A closure letter summarizes the allegations and states that there was not a Title VI violation and that the case will be closed. An LOF summarizes the allegations and the interviews regarding the alleged incident, and explains whether any disciplinary action, additional training of the staff member or other action will occur. If the complainant wishes to appeal the decision, she/he has 30 days after the date of the letter or the LOF to do so.
  10. A complainant dissatisfied with AGENCY decision may file a complaint directly with the City of Phoenix Public Transit Department (COP):  Attention: Title VI Coordinator, 302 N. 1st Ave., Suite 900, Phoenix, AZ  85003 or the Federal Transit Administration (FTA) offices of Civil Rights: Attention Title VI Program Coordinator, East Building, 5th Floor-TCR 1200 New Jersey Ave., SE Washington DC 20590 
 

 

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Título VI Procedimientos de Denuncia

Estos procedimientos brindan orientación para todas las quejas presentadas bajo el Título VI de la Ley de Derechos Civiles de 1964, ya que se relacionan con cualquier programa o actividad administrado por Christian Care Mesa, Inc., incluidos consultores, contratistas y proveedores. La intimidación o represalias como resultado de una queja están prohibidas por ley. Además de estos procedimientos, los denunciantes se reservan el derecho de presentar una denuncia formal ante otras agencias estatales o federales o de buscar asesoramiento privado para denuncias que alegan discriminación. Se hará todo lo posible para resolver las quejas al nivel más bajo posible.

  1. Cualquier persona que crea que ha sido discriminada por motivos de raza, color u origen nacional puede presentar una queja del Título VI completando y enviando el Formulario de queja del Título VI de la agencia.
  2. Las quejas formales deben presentarse dentro de los 180 días calendario a partir de la última fecha del presunto acto de discriminación o la fecha en que el denunciante tuvo conocimiento de la presunta discriminación, o cuando ha habido un curso de conducta continuo, el fecha en que se interrumpió la conducta o el último caso de la conducta.
  3. Las quejas deben realizarse por escrito y estar firmadas por el(los) reclamante(s) y deben incluir el nombre, la dirección y el número de teléfono del(los) reclamante(s).  La persona de contacto del Título VI ayudará al denunciante a documentar los problemas si es necesario.
  4. Las denuncias recibidas por fax o correo electrónico serán reconocidas y procesadas una vez que se haya establecido la identidad del denunciante y la intención de proceder con la denuncia.  Para esto, el demandante debe enviar por correo una copia original firmada del fax o correo electrónico para que se procese la queja.
  5. Las acusaciones recibidas por teléfono se reducirán a escrito y se entregarán al denunciante para su confirmación o revisión antes de procesarlas.  Se enviará un formulario de queja al demandante para que lo complete, lo firme y lo devuelva para su procesamiento.
  6. Una vez enviado, Christian Care Mesa, Inc. revisará el formulario de queja para determinar la jurisdicción. Todas las quejas recibirán una carta de acuse de recibo informándole si la queja será investigada por Christian Care Mesa, Inc. o enviada a la autoridad estatal o federal para obtener orientación.
  7. Christian Care Mesa, Inc. notificará al Coordinador del Título VI todas las quejas del Título VI dentro de las 72 horas por teléfono al: 602-262-7242; correo electrónico a:[email protected]
  8. Christian Care Mesa, Inc. tiene 60 días para investigar la denuncia. Si se necesita más información para resolver el caso, la Autoridad podrá contactar al denunciante. El denunciante tiene 60 días hábiles a partir de la fecha de la carta para enviar la información solicitada al investigador asignado al caso. Si el denunciante no se comunica con el investigador o no recibe la información adicional dentro de los 30 días hábiles, la Autoridad puede cerrar el caso administrativamente. Un caso también puede cerrarse administrativamente si el demandante ya no desea continuar con su caso.
  9. Después de que el investigador revise la denuncia, enviará una de dos cartas al denunciante: una carta de cierre o una Carta de conclusión (LOF). Una carta de cierre resume las acusaciones y establece que no hubo una violación del Título VI y que el caso se cerrará. Una LOF resume las acusaciones y las entrevistas sobre el presunto incidente y explica si se tomará alguna medida disciplinaria, capacitación adicional del miembro del personal u otra acción. Si el denunciante desea apelar la decisión, tiene 30 días después de la fecha de la carta o de la LOF para hacerlo.
  10. Un reclamante que no esté satisfecho con la decisión de Christian Care Mesa, Inc. puede presentar una queja directamente ante el Departamento de Transporte Público (COP) de la ciudad de Phoenix: Atención: Coordinador del Título VI, 302 N. 1st Ave., Suite 900, Phoenix, AZ 85003 o las oficinas de Derechos Civiles de la Administración Federal de Tránsito (FTA): Atención Coordinador del Programa Título VI, Edificio Este, 5to Piso-TCR 1200 New Jersey Ave., SE Washington DC 20590
 

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